Kontakt-Dubletten im Outlook: Welche kann ich denn nun löschen?

Ich wurde schon einige Male gefragt, wie man denn nun im Outlook wirklich sieht, welche Kontakte mit dem CRM synchronisiert werden (Das bekannte “Kopf-Icon” muss nicht immer stimmen!). Gerade nach Migrationen oder Neuinstallationen des Client ist es gut möglich, dass doppelte Kontakte im Outlook vorhanden sind und man dann nicht mit Sicherheit weiss, welche Kontakte denn nun gelöscht werden können. Dazu muss der Sync-Status des Kontaktes bekannt sein.

Mit den folgenden Schritten können Sie den aktuellen Synchronisations-Status herausfinden:

  1. Öffnen Sie im Outlook die Übersicht ihrer Kontakte:

  2. Klicken Sie im Ribbon auf die Lasche “Ansicht”. Dort wählen Sie “Spalten hinzufügen”:

  3. Fügen Sie hier eine neue Spalte mit dem Name “crmLinkState” hinzu und klicken Sie “OK”:

  4. Am Ende der Ansicht sehen Sie nun die neue Spalte, folgenden Inhalt haben kann:

    ..
    Leer: Dieser Kontakt wurde nie mit dem CRM synchronisiert.
    “1″: Der Kontakt wurde schon einmal Synchronisiert, aktuell aber nicht mehr.
    “2″: Der Kontakt wird aktuell mit dem CRM synchronisiert.

  5. Sind Dupletten vorhanden sind die Werte meist 1 und 2, die Kontakte mit dem Wert 1, können getrost gelöscht werden.

Weitere Felder (Namen meistens selbstsprechend) und deren Werte, die der Outlook-Client einem Kontakt hinzufügt, können unter “Alle Felder” eingesehen werden:

 

CRM2011, CRM2013, Outlook Client

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