Warteschlange und E-Mails

Verfügt man über eine E-Mailadresse ähnlich support@procrm.ch liegt es nahe, dass man die E-Mails direkt im CRM empfangen und abarbeiten möchte. (E-Mailadresse als Shared Inbox zusammen mit dem CRM-Outook-Client funktioniert leider nicht.)

Vorbedingungen

  • E-Mailrouter muss installiert und konfiguriert sein
  • oder Server Side Sync aktiviert

(Beides wird in einem nächsten Blogpost erklärt.)

Schritt 1: Inbox einrichten

Um dies möglich zu machen, muss zuerst eine Inbox mit der gewünschten E-Mailadresse erstellt werden. (OnPrem Exchange oder Exchange-Online)

Schritt 2: Warteschlange erstellen

Als nächstes wird im CRM die entsprechende Warteschlange erstellt. Dazu muss wie folgt vorgegangen werden:

1. Zu den Warteschlangen navigieren: Einstellungen –> Unternehmensmanagement –> Warteschlangen.
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2. Formular für neue Warteschlange öffnen:
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3. Alle notwendigen Informationen ausfüllen:

Name Freiwählbarer Name
Typ “Public” definiert, dass die Warteschlange von allen CRM-Benutzern gesehen werden kann. Mit dem Typ “Private” kann man selektiv bestimmen, wer Zugriff auf die Warteschlange haben darf.
Eingehende E-Mail-Adresse Mailadresse der Warteschlange. Bsp. support@procrm.ch
Beschreibung Beschriebung was Sinn und Zweck der Warteschlange ist.
Eingehende E-Mails in Aktivitäten Diese Einstellung definiert, wann die E-Mail in eine CRM-E-Mail konvertiert werden soll.

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4. Warteschlange mit “Speichern” erstellen.
5. Neu erstelltes Postfach öffnen.
6. Eingehende und ausgehende E-Mailnachrichten auf “Serverseitige …” setzen.

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Info: Serverprofil muss nur augefüllt werden, wenn Server-Side-Sync verwendet werden soll. Bei dem Gebruch des E-Mailrouters kann dieses Feld leer gelassen werden, auch wenn die folgende Information erscheint:
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7. E-Mail genehmigen.
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8. Postfach testen und aktivieren:
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Mit OK die Aktivierung des Postfaches bestätigen:
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9. Bei der Verwendung des E-Mailrouters das Deployment neu laden. Die Warteschlange erscheint unter “Warteschlangen und Benutzer”:
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Mit dem Klick auf “Test Access” prüfen, ob alle Einstellungen richtig sind.
10. Zum Testen eine Mail an die E-Mailadresse senden. Die Mail sollte max. nach ein paar Minuten im CRM erscheinen.